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Caso de Sucesso | Avila Spaces

Avila Spaces

“Há tarefas que demoram 90% menos tempo a serem concluídas.”

Avila Spaces 1
Avila Spaces 1

CLIENTE

Ávila Spaces | myOffice Lda

PARCEIRO

Winsig

SOLUÇÃO

PHC CS Advanced + PHC CS Web​

MÓDULOS

Gestão
Portal (Web)

DESAFIOS

Digitalização e automatização do negócio
Disponibilizar a informação certa para a pessoa certa
Controlo e planeamento no aluguer dos espaços
Comunicação com o cliente
Gestão e controlo em real time dos alugueres

RESULTADOS

Gestão integrada das várias áreas da empresa
Redução do trabalho administrativo
Melhoria da customer journey
Controlo de custos mais eficiente
Maior estabilidade financeira
Eficiência na produtividade dos colaboradores

Gestão e liderança de topo

O Avila Spaces | myOffice Lda foi fundado em 2004 e é o centro de escritórios mais premiado em Portugal. Recentemente foi considerado o melhor espaço de Cowork do Sul da Europa pelos SESA Awards. Com duas localizações em algumas das zonas mais distintivas da capital – Av. República e Saldanha – são especialistas no arrendamento de escritórios chave-na-mão a empresas, escritórios virtuais, espaços de coworking e salas de reunião. Porém, aquilo que oferecem aos seus clientes é mais do que um núcleo de escritórios. Assumem-se como um centro de networking empresarial, contando com uma comunidade de cerca 800 empresas e 1000 profissionais, dos quais 60% são estrangeiros.

"Todo o trabalho desenvolvido permitiu reforçar a posição de liderança na inovação dos espaços de trabalho em Portugal, lançando novos desafios para potenciar ao máximo todas as vantagens que o software de gestão PHC CS nos oferece, com o objectivo de continuarmos a crescer e a melhorar o nosso serviço ao cliente."

Carlos Gonçalves, CEO da Avila Spaces

Líder indiscutível dos espaços de trabalho em Portugal

Em 2010 é responsável pelo lançamento da primeira aplicação mundial de escritórios virtuais para dispositivos móveis, atualmente designada Avila Connect e devidamente integrada no PHC CS. Esta é uma empresa inovadora onde a tecnologia é o ponto de partida para proporcionar a todos os seus clientes uma experiência superior.
É sem surpresas que desde 2008 decidiu que o PHC CS seria parte integrante do seu sucesso. Para além do serviço de excelência conhecido e reconhecido pelos clientes que abraçam áreas distintas de atividade, Avila Spaces oferece ainda contratos flexíveis e enquadrados nos novos modelos híbridos de trabalho que hoje se impõem.
Este é apenas um dos desafios que o contexto pandémico trouxe, num momento em que foi necessário apostar na digitalização dos processos de trabalho. Um trabalho árduo que não tardou em dar frutos. 

Serviço ao cliente de excelência

Aperfeiçoar a customer journey de modo a melhorar a experiência do cliente, este era o grande objetivo que decidiram colocar em prática.
Para consegui-lo foi necessário implementar um processo que facilitasse a utilização dos nossos espaços de trabalho, assim como a perda de tempo que muitas vezes se verifica na disponibilização de dados e digitalização de documentos necessários à realização dos contratos.
Era necessário reduzir a utilização do email e o registo manual de informação através da desburocratização dos vários processos. A gestão online dos espaços de trabalho, nomeadamente na marcação das salas e a contratação de serviços de escritório virtual, cowork e assistente virtual online são apenas algumas das mudanças efetuadas, que permitiram uma melhor coordenação entre as áreas de gestão de clientes e comercial. A contratualização dos serviços que disponibilizam também passou a ser online.

Agilidade, foco e resultados​​

A gestão de clientes e a área comercial foram aquelas que mais beneficiaram com a implementação do software de gestão PHC CS. Como os processos foram digitalizados e automatizados, o trabalho administrativo diminuiu. Verifica-se ainda um melhor desempenho do departamento comercial através da automatização das compras, trazendo mais conforto aos novos clientes e facilita o processo de escolha em relação a outros espaços.
Os números são inequívocos: o tempo despendido no processo de reserva de espaço de trabalho reduziu 90% e o processo de contratação online de serviços é 80% menor. Por dia, as tarefas operacionais demoram, muito menos tempo para quem as executa.
Os débitos diretos demoravam cerca de quatro horas e, hoje em dia, são executados em 30 minutos. Em relação aos contratos online, estes acabaram por poupar a totalidade do tempo gasto em pedir dados pessoais e de faturação aos clientes, uma necessidade que podia prolongar-se vários dias. A falha humana também deixou de ser uma realidade, dado que os processos se tornaram automáticos e confiáveis.

Os seus colaboradores já não precisam de fazer verificações adicionais de todos os dados introduzidos, factos que explicam a melhoria do seu índice de satisfação, que aumentou 12%. Esta é uma das razões que explicam o facto da Avila Spaces ser mais um caso de sucesso da PHC Software.

O ERP completo para a sua empresa

O PHC CS oferece-lhe 13 soluções completamente modulares. Isto significa que cada cliente pode escolher e personalizar as funcionalidades que melhor respondem às suas necessidades, de forma a construir um software de gestão à sua medida acessível em qualquer lugar.

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