A CEPSA Portuguesa Petróleos, uma das principais empresas petrolíferas a operar em Portugal, confiou no software da PHC para automatizar os processos de gestão da Cepsóleos, filial da CEPSA
CLIENTE
CEPSA Portuguesa Petróleos
SOLUÇÃO
PHC CS Advanced
MÓDULOS
Contabilidade, Gestão e Suporte
DESAFIO
Assegurar o cumprimento dos prazos
Tornar mais eficiente a ação da equipa de suporte
RESULTADOS
Automatização e controlo de processos
Maior rigor no cumprimento de prazos
Melhor atendimento e capacidade de resposta aos clientes
Solução escolhida
A companhia implementou os PHC Advanced Gestão e PHC Advanced Contabilidade na sua filial e ainda instalou os módulos PHC Advanced Suporte no departamento de engenharia e PHC Enterprise Suporte no call center da CEPSA Portuguesa.
Mas as implementações do Software PHC não se ficaram pelas filiais. A própria CEPSA Portuguesa também confiou no software da PHC para automatizar alguns dos seus processos.
A companhia implementou o módulo PHC Advanced Suporte no departamento de engenharia, o qual faz a gestão dos equipamentos dos postos CEPSA. Além desta integração, a Computer One ainda implementou o módulo PHC Enterprise Suporte, o qual vai ser usado pelo departamento de call center da empresa, que faz o atendimento aos clientes finais que utilizam cartão Team (Cartão de Fidelização – Pontos) e Star (Cartão de Crédito Frota) e regista as reclamações e os pedidos.
A escolha do implementador
A implementação foi adjudicada à Computer One, empresa que se “destacou devido ao grau de expertise demonstrado nas diversas apresentações que efectuou do sistema”, disse o responsável da CEPSA. Segundo António Pereira, a Cepsóleos “tem várias particularidades, derivadas da especificidade do negócio do petróleo, pelo que era necessário ter cuidados particulares em termos de análise do sistema a implementar e do grau de conhecimento do produto manifestados pelo fornecedor da solução”, disse o responsável.
O projecto iniciou em Agosto de 2003 e terminou em Outubro de 2003, tendo estado envolvidos na instalação dois colaboradores da Cepsóleos e um consultor da Computer One. De acordo com João Tarrana, director-geral da Computer One, “foram cumpridos os prazos estabelecidos inicialmente”. No entender da CEPSA Portuguesa, a solução da PHC é bastante intuitiva tendo, mesmo assim, sido efectuadas pequenas acções de formação aos utilizadores que vão estar em contacto directo com o software”.
Segundo João Tarrana, as aplicações implementadas “criam automatismos que permitem modificar a forma de cálculo dos descontos para os combustíveis”. Devido à sua base de dados em SQL, a aplicação “possibilitou o uso de um sistema automático que importou os ficheiros do software de uma bomba de combustível da Cepsóleos para o PHC, sem ter existido a necessidade de intervenção humana”, revelou Tarrana. Uma funcionalidade que, continuou, “não estava contemplada na antiga aplicação da CEPSA”.
Benefícios do projecto
Numa primeira fase, a gestão da CEPSA Portuguesa era feita por uma aplicação desenvolvida internamente, sistema que foi também estendido às suas filiais. Esta companhia realizou posteriormente uma full migration para SAP R/3 no início de 2004.
Porém, este novo sistema “era demasiado complexo e dispendioso para ser implementado na filial Cepsóleos”, disse António Pereira, Director de Sistemas de Informação e responsável pelo Projecto de Implementação na Cepsóleos. Aliando este factor à inviabilidade operacional do antigo sistema, “foi decidido migrar para uma solução mais económica, mas que fosse suficientemente robusta e tivesse uma assistência técnica de elevado nível”, revelou o mesmo responsável. Foi então que a companhia petrolífera iniciou várias consultas de mercado, de forma a verificar qual a solução que melhor respondia às necessidades e particularidades do negócio do petróleo, tendo sido o software PHC o escolhido.
O responsável da CEPSA realçou que a solução da PHC: “criou uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna.”
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