Kuboo Self Storage: Aumento da Eficiência Operacional e Satisfação do Cliente com o Software PHC
CLIENTE
Kuboo Self Storage
PARCEIRO
Saturno.net
SOLUÇÃO
PHC CS Advanced
MÓDULOS
Desktop - Gestão e contabilidade | Web – Gestão e portal
DESAFIOS
Necessidade de uma gestão eficiente do negócio
Garantir uma automatização dos processos aliada à performance
Dificuldade em establecer a ponte entre as várias localizações face ao crescimento da empresa
Encontrar uma solução que integrasse com o Software de gestão dos Kuboos
RESULTADOS
Automatização de processos
Maior eficácia no controle operacional
Gestão financeira otimizada e integrada,
Acesso a análises e informações de negócio
Operações diárias otimizadas.
Gestão global das operações centralizada e automatizada para melhor serviço aos clientes
A Kuboo é uma empresa de armazenamento que procura oferecer o melhor serviço aos seus clientes, e para isso precisava também de garantir a resolução de algumas lacunas nos seus processos de gestão.
A empresa procurava um software que pudesse auxiliar na gestão global das suas operações, desde a faturação à gestão financeira. Para isso, precisavam de uma solução abrangente que unificasse e automatizasse processos, proporcionando uma visão clara e integrada do negócio. Um dos principais focos da Kuboo é fornecer um serviço de Self-Storage seguro, eficiente e diferenciado face ao que o mercado já oferecia, e para isso precisavam também de um software que permitisse um controlo preciso de toda a operação. Isso incluiria recursos como um software de alta perfomance que garantisse uma rápida integração com o Sitelink, envio de faturação através de um simples botão e um módulo de contabilidade e compras.
Para facilitar o relacionamento com os clientes, a Kuboo necessitava conseguir gerir os diferentes tipos de contratos de aluguer de espaços de armazenamento através de um software que já possuia, alidado um poderoso sistema de faturação integrado, capaz de emitir faturas automaticamente e controlar os pagamentos dos clientes. Para tomar as melhores decisões, a Kuboo necessitava também de reportes e análises de negócio para melhorarem a sua gestão operacional. Tudo isto com a garantia de integração aos atuais sistemas já implementados na empresa e total parametrização aos processos da empresa.
Desafios superados com o software de gestão PHC.
Para conseguirmos evoluir e abrir 10 novos armazéns, a Saturno.net e o software PHC são fundamentais.
Denil Chunilal, Gerente Kuboo
Saturno.net, um Parceiro fundamental e à medida das necessidades da Kuboo
A Saturno.net foi o Parceiro PHC escolhido pela Kuboo para este projeto. Uma parceria bem sucedida que envolveu a personalização do software, integração com outros sistemas de storage que a empresa já tinha (Sitelink), além de oferecer suporte e acompanhamento para garantir uma implementação bem-sucedida e atender às necessidades específicas da Kuboo.
A Kuboo tinha a necessidade de integração do software de storage que tinham (Sitelink) com a componente de gestão. Conseguimos levar a cabo a implementação com a integração garantida dos dois softwares, garantindo também a escalabilidade dos mesmos face à expansão da empresa. (…) Atualmente toda a empresa está assente no PHC web.
Ricardo Carvalho, CEO Saturno.net
Resultados comprovados e uma gestão otimizada
Estes foram alguns dos principais ganhos que a Kuboo teve com a utilização do software PHC na gestão do seu negócio
- Eficiência operacional: Com o software PHC, a Kuboo conseguiu automatizar e agilizar diversos processos operacionais. Isso incluiu a integração com o software Sitelink, a emissão de faturas, o envio de alertas via SMS, além dos vários relatórios de apoio ao negócio disponiveis no PHC WEB. A automatização dessas tarefas resultou em maior eficiência e produtividade para a equipa da Kuboo, reduzindo o tempo gasto em atividades administrativas e possibilitando que se concentrassem em outras áreas-chave do negócio.
- Controlo e visibilidade: O software PHC proporcionou à Kuboo um maior controlo e visibilidade sobre as suas operações. Através do sistema, passaram a monitorar de forma precisa a faturação, agenda de dívidas e todo o processo de apoio à contabilidade. Isso permitiu uma gestão mais efetiva do armazém e um melhoria da resposta às necessidades dos clientes.
- Gestão financeira integrada: Com o software PHC, a Kuboo conseguiu centralizar a sua gestão financeira, incluindo a faturação e controlo de pagamentos dos clientes. O software facilitou a emissão de faturas de forma automatizada, controlo de recebimentos e a realização de cobranças de forma mais eficiente. Isso resultou numa melhor gestão das finanças da empresa, reduzindo erros e atrasos garantindo uma melhoria na relação com os seus clientes.
- Análises e relatórios: Com o software PHC a Kuboo passou a ter acesso a análises e relatórios detalhados sobre o desempenho do negócio. Através dessas ferramentas, a empresa pôde obter informações-chave, como projeções de crescimento e indicadores de rentabilidade. Esses dados foram fundamentais para a tomada de decisões estratégicas, permitindo à Kuboo identificar áreas de melhoria, planear o seu crescimento e melhorar a sua competitividade no mercado.
- Escalabilidade e integração: O software PHC demonstrou ser escalável e capaz de acompanhar o crescimento da Kuboo. À medida que a empresa ia expandindo a sua operação para outras localizações, o software foi capaz de se adaptar às novas necessidades. Além disso, o software permitiu a integração com outros sistemas utilizados pela Kuboo, proporcionando uma gestão
mais completa e eficiente.
Kuboo Self Storage
A Kuboo é uma empresa de self-storage fundada em 2017 em Lisboa por dois amigos da Indústria Cinematográfica. Conta actualmente com 3 armazéns: um em Carnaxide (concelho de Oeiras), um na Abóboda (concelho de Cascais), outro no Seixal (distrito de Setúbal) e brevemente em Massamá (concelho de Queluz).
A Kuboo foi criada para dar resposta a uma crescente necessidade de espaço de armazenamento. E apesar de já existirem self-storages em Portugal muito antes da Kuboo, acabou por reinventar este serviço ao torná-lo mais acolhedor e humano, onde cada pessoa é atendida com tempo e dedicação.
É equipa jovem e ambiciosa e dos actuais 29 colaboradores, todos têm um detalhe em comum que acaba por ser o pilar no crescimento da empresa: a generosidade do seu serviço e a infinita ajuda que oferece aos seus clientes.
O que realmente distingue a Kuboo dos outros operadores de self-storage é a simpatia e a qualidade do pessoal e das suas instalações, espelhado pelo feedback postivo dos seus clientes. As suas recepções são pensadas ao mais ínfimo detalhe, para que todos se sintam em casa. Nelas encontrará sempre uma pessoa pronta para o atender e ajudar.
A Kuboo venceu recentemente o Prémio de Melhor Self-Storage Europeu de 2022, superando mais de 4.000 operadores. Um reconhecimento à nossa abordagem inovadora numa indústria que precisa de renovação. Recentemente expandiu o armazém de Carnaxide, tornando-se assim no maior armazém de self-storage de Portugal!
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O PHC CS oferece-lhe 13 soluções completamente modulares. Isto significa que cada cliente pode escolher e personalizar as funcionalidades que melhor respondem às suas necessidades, de forma a construir um software de gestão à sua medida acessível em qualquer lugar.
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