6 de Julho, 2023

Registar compras: sabe como automatizar este processo?

A tecnologia tem transformado drasticamente a forma como as empresas gerem os seus processos internos. A gestão de compras não é exceção e automatizar este processo é uma mais-valia. Saiba como.

As áreas com mais processos administrativos nas organizações – como a de compras – são as que mais têm beneficiado das vantagens de automatizar processos.

Até aqui, o registo manual e o acompanhamento das compras a fornecedores eram tarefas demoradas e algo propensas a erros. No entanto, com o avanço da tecnologia, o uso de software de gestão tornou-se indispensável para agilizar e automatizar a gestão administrativa.

Vejamos como a importação de compras para o software de gestão através do ficheiro XML CIUS-PT, de utilização comum entre fornecedores e clientes, contribui para a automatização na empresa.

O que é o ficheiro XML CIUS-PT?

O ficheiro XML CIUS-PT tem um formato estruturado e contém informações detalhadas sobre as compras realizadas.

É gerado pelo sistema de compras utilizado pelo fornecedor e tem dados como o número de pedido/encomenda, a descrição dos bens e/ou serviços adquiridos, as respetivas quantidades e preços, datas de entrega, entre outros.

O CIUS-PT é um padrão amplamente utilizado e é reconhecido como um formato seguro na troca de informações entre fornecedores e clientes.

Porquê automatizar o registo de compras?

O registo manual de compras para o software de gestão é uma tarefa morosa e bastante suscetível a erros humanos. Além disso, exige um grande investimento de tempo dos colaboradores, que poderiam estar focados em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado para o negócio.

A automatização do processo de importação de compras traz uma série de benefícios evidentes e com o PHC CS a empresa consegue fazê-lo sem esforço.

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3 razões para automatizar

Redução de erros

Ao importar os dados diretamente do ficheiro XML CIUS-PT, elimina-se a necessidade de os digitar manualmente, reduzindo consideravelmente a ocorrência de erros de digitação e garantindo a precisão da informação inserida no software de gestão.

Produtividade

Por não ter de introduzir manualmente a informação, obtém ganhos de produtividade. Para além de evitar duplicação de trabalho e redundância no lançamento dos dados, só é necessário conferir se o que foi lançado automaticamente através da importação do ficheiro XML CIUS-PT está em conformidade com o documento original. A partir daqui já está.

Integração

Com toda a informação e processos integrados no software de gestão PHC CS, facilmente tem um maior controlo sobre os stocks, pagamentos e faturação em dia ou mesmo a tesouraria controlada. Mantendo todos os processos interligados, obtém-se uma visão e gestão mais eficientes da operação.

Como automatizar o registo de compras?

Para facilitar a evolução nos processos administrativos, o PHC CS automatiza grande parte da execução das tarefas mais morosas, das quais o o registo de compras a fornecedores é exemplo: com o software de gestão pode ser feito de forma automática pelo próprio sistema, sem demoras nem entropias.

Uma vantagem operacional para todas as empresas que têm regularmente muitos registos para introduzir no sistema.

Com o PHC CS, o registo de compras no ERP passa a ser automático, pela importação direta do ficheiro XML CIUS-PT, substituindo assim o processo manual.

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