Gestão de Correspondência simplificada a qualquer hora e em qualquer lugar

Registar toda a correspondência enviada e recebida é um procedimento importante para qualquer empresa, independentemente da área de atuação, não só porque evita o risco de perda definitiva de informação importante – quantas vezes já passou horas à procura de uma fatura? –, mas também porque torna possível o acesso rápido a essa mesma informação por parte de todos aqueles que dela necessitam.

A partir da versão 26, passa a ser possível fazer esta gestão em ambiente Web, beneficiando da vantagem de poder realizar esta tarefa no momento e lugar que lhe forem mais oportunos.

Caso tenha o módulo PHC CS Documentos + BPM, pode ainda dar início a workflows a partir dos registos de correspondência criados, e associá-los a um cliente/instalação/fornecedor/entidade ou contacto, garantindo que todos os procedimentos necessários relativos a esses mesmos registos são cumpridos por todos os intervenientes no devido tempo.

Independente do segmento de atuação, o processo de gestão de correspondência é um procedimento importante para todas as empresas, sem exceção. Os benefícios são claros:

• Desmaterialização: permite que os documentos em papel sejam digitalizados, dando origem a documentos eletrónicos que são classificados e ficam disponíveis segundo os critérios que definir. Desta forma, será muito mais fácil consultar faturas e contratos, por exemplo.
• Controlo dos fluxos de informação: torna-se mais fácil garantir a segurança da informação, pois sabe exatamente onde esta se encontra. Com estes sistemas, é possível definir processos e garantir que estes são cumpridos, desde o momento em que um novo documento chega à organização, até ao seu tratamento;
• Redução de custos e aumento da produtividade: como existe maior rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos, os colaboradores ficam livres para desempenhar tarefas mais estratégicas. A redução de custos, fruto de uma menor necessidade de espaço de armazenamento, é outra das consequências;
• Menor risco de perda de informação;
• Pesquisa facilitada: os documentos em papel são mais difíceis de catalogar e mais suscetíveis de se perderem. Com o grande volume de informação que chega às empresas diariamente, torna-se humanamente impossível gerir todos os dados disponíveis. Com o uso de um sistema de gestão documental é mais fácil guardar a informação e garantir que nenhum dado importante se perde.

Beneficie da funcionalidade Gestão de Correspondência em web e aumente significativamente a produtividade da sua empresa.