2 de Dezembro, 2021

Assinatura digital qualificada: como garantir a legalidade de uma fatura

Será que as suas faturas têm validade legal enquanto documento comprovativo de transação? Saiba como assegurar a autenticidade dos documentos de faturação e proteger a sua empresa de possíveis prejuízos.
empresário de fato sentado a trabalhar com um portátil

Mais do que provar transações, a faturação eletrónica torna-se indispensável para a segurança da sua empresa. É por isso necessário saber identificar os elementos que atribuem a legalidade das faturas para assim garantir a sua legitimidade e evitar a possível adulteração por terceiros, fraude fiscal ou o cibercrime.

Para faturar de acordo com as normas fiscais em vigor e, simultaneamente, tirar o máximo partido dos benefícios associados à faturação eletrónica, deve cumprir com um conjunto de exigências legais, entre elas, a assinatura digital qualificada. Como? Com um software de gestão capaz de responder.

A sua empresa esta preparada?

Requisitos para a emissão de faturas eletrônicas

1. Selo eletrónico e assinatura digital qualificada em nome da empresa que as emite

A inclusão do selo eletrónico e assinatura digital qualificada nas faturas é a única forma de conferir ao documento os requisitos que a lei exige no que respeita à autenticidade do emissor e à integridade do documento. Tendo estes de ser assinados exclusivamente pela empresa que as emite.

Para as empresas que possuem faturas assinadas por terceiros, o esclarecimento do Gabinete Nacional de Segurança confirma que assinar faturas e demais documentos fiscais relevantes por parte de terceiros não retém qualquer valor legal.

Como resultado, as organizações que utilizem soluções ilegítimas expõem o negócio a litígio com clientes que rejeitem o pagamento de um produto ou serviço.

O PHC CS Assinaturas Qualificadas tendo como nativo uma integração direta com uma entidade certificadora autorizada, é a solução da PHC que cumpre todos os requisitos legais – incluindo o selo eletrónico – que as empresas precisam para a emissão dos seus documentos, sem riscos ou erros de contabilidade.

2. Identificação da empresa

Como elemento obrigatório, entre os vários dados que uma fatura deve de conter, a identificação dos documentos emitidos precisa detalhar a seguinte informação:

  • Nomes, firmas ou denominações sociais;
  • Sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
  • Sede do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto;
  • Números de identificação fiscal.

3. Preço líquido e valores tributáveis

Enquanto requisito, a presença do preço, líquido de imposto, e de outros elementos incluídos no valor tributável deve estar sempre na fatura. Assim como o IVA ou a sua isenção.

4. Bens ou serviços prestados

Como garantia de autenticidade, as faturas devem compreender a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, descriminando todos os elementos necessários à determinação da taxa aplicável.

5. Numeração sequencial

As faturas e documentos fiscais emitidos devem ser datadas e numeradas sequencialmente, descriminando, a série e data, de modo a apoiar a autenticidade do documento.

A solução para a faturação eletrónica que cumpre com as diretivas legais.

Para gestores que procuram uma forma de garantir os requisitos necessários para tornar uma fatura eletrónica fiscalmente válida, o PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução que as empresas precisam para cumprir com as exigências legais. Um recurso desenvolvido para agilizar e apoiar as operações diárias das organizações com um conjunto de vantagens:

  • Integração no software que assegura a emissão e assinatura de todos os documentos a partir do software com segurança e em conformidade com a lei;
  • Emissão dos documentos com assinatura digital qualificada a consumidores finais, empresas ou faturas em formato CIUS PT – a empresas ou entidades públicas no seu formato próprio;
  • Selo qualificado integrado no software, em nome da empresa, para a assinatura fácil e imediata dos documentos.

O resultado? Mais segurança, poupança de tempo e agilidade nos processos de faturação e de recebimento de clientes, graças a uma solução que garantirá o reconhecimento legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia

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