PHC CS preparado para faturar eletronicamente, em conformidade com a lei

A legislação sobre a obrigatoriedade de faturação eletrónica à administração pública apontava o dia 1 de janeiro de 2020 como a data a partir da qual as grandes empresas, privadas e públicas, seriam obrigadas a passar a faturar eletronicamente todas as entidades e organizações na esfera do Estado, mas o Despacho 437/3020.XXII, de 9 de novembro de 2020, alargou esse prazo até 31 de março de 2021.

Considerando os efeitos da pandemia na atividade económica, e como forma de dar mais tempo às empresas para cumprirem voluntariamente com esta obrigação, o Governo determinou que até essa data, excecionalmente, as faturas em PDF devem ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. Mas só até essa data. Até porque, em termos técnicos, um PDF não é uma fatura eletrónica.

Assim sendo, se a sua empresa é uma grande empresa e mantém relações com organismos da administração direta do Estado, institutos públicos ou outra entidade pública, a partir do próximo dia 1 de abril de 2021, tem, obrigatoriamente, de passar a emitir faturas eletrónicas – faturas emitidas num formato estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico.

E, mais, essas mesmas faturas eletrónicas têm de ter uma assinatura digital qualificada – que protege o documento contra alterações e confirma a sua origem e autenticidade –, para terem valor probatório para efeitos legais.

A boa notícia, é que é possível cumprir com estas obrigações legais sem esforço, bastando, para isso, ter o seu PHC CS atualizado e subscrever o PHC CS Assinaturas Qualificadas.

Pense em todas as vantagens associadas à emissão de faturas eletrónicas – nível de poupança envolvido, aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos), agilização da relação com o cliente, maior rigor dos dados, maior poupança de espaço físico, maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação – e comece já hoje a faturar eletronicamente.

Configuração dos Documentos de Faturação

Relembramos que deve ter o módulo Documentos Eletrónicos e o PHC On ativo.

Para configuração, é necessário aceder ao ecrã Configuração de Documentos de Faturação e ativar o parâmetro geral “utiliza documento eletrónico”.

No PHC CS Desktop, deve configurar a série de faturação que deseja utilizar, nos campos:

Assim que tiver o parâmetro e as configurações ativas, já consegue ir ao ecrã de faturação, e para a mesma série, carregar no botão “Descarregar Doc. Eletrónico”:

Ao clicar, é apresentada a lista (ver imagem abaixo), onde deve selecionar a opção que pretende executar:

• Descarrega o ficheiro eletrónico
• Envia o ficheiro eletrónico por email (navega para o ecrã de envio por email)
• Envia por email um documento eletrónico já produzido anteriormente (não gera um novamente um novo, mas vai buscar anexos não produzido)
• Envia por email um PDF da fatura (opção apenas disponível, se tiver a série configurada para XML e PDF ao mesmo tempo)

Quer saber mais sobre as novas obrigações legais a cumprir a partir de 1 de janeiro de 2023? Saiba o que precisa para cumprir sem esforço com o PHC CS.

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