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Faturação eletrónica: Assinatura qualificada obrigatória

O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara as empresas para cumprir esta obrigação legal de forma autónoma e segura.
Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.

Está a emitir faturas legalmente válidas?

Para realizar a faturação eletrónica em conformidade com a lei, as empresas têm de assinar em seu nome, todas as faturas e demais documentos fiscais relevantes, com assinatura digital qualificada.

De forma a assegurar a sua validade, os documentos só podem ser assinados com certificado em nome da empresa.

A PHC CS apoia a sua empresa
no cumprimento desta exigência fiscal

A legalidade das faturas eletrónicas e outros documentos fiscais, depende da inclusão da assinatura digital qualificada. Medida que garante ao negócio, a veracidade do documento emitido. 

O PHC CS Assinaturas Qualificadas permite às empresas assinar eletronicamente documentos de faturação a entidades privadas e públicas, a partir do software e em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019.

Enquanto solução integrada, o PHC CS Assinaturas Qualificadas assegura a correta emissão de todos os documentos, proporcionando:

Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.

Sim. Com o PHC CS Assinaturas Qualificadas assina faturas em formato CIUS PT – para a emissão de faturação eletrónica à administração pública e empresas públicas. 

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

As vantagens para qualquer negócio são muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

As empresas precisam de um certificado que as identifique enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a assinatura digital qualificada para efetuar a assinatura dos documentos (selo eletrónico).

O Despacho N. 49/2022-XXIII, volta a reajustar o prazo para a entrega de faturas em PDF.  Até 31 de dezembro de 2022, poderão continuar a ser aceites faturas em formato PDF em substituição das de papel, sendo consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação.

A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados. 

Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhes atribuem a legalidade:

  • Certificado e assinatura digital qualificada em nome da empresa que as emite; 
  • Identificação da empresa em todos os documentos emitidos; 
  • Preço líquido e valores tributáveis na fatura; 
  • Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados; 
  • Faturas datadas e numeradas sequencialmente 

Descubra, em detalhe, os requisitos obrigatórios para a emissão de faturas eletrónicas. 

Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;

Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas; 

Segurança na veracidade dos dados;

Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

Aumento do nível de poupança;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

Rigor dos dados e redução de erros;

Acesso facilitado à documentação;

Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

Garantia da confidencialidade da informação;

Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

Agilidade na relação com o Cliente;

Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;

Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.

Vantagens
da assinatura digital qualificada

  • Solução integrada no ERP que assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS, garantindo a sua legalidade; 

     

  • Prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa; 

     

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, no próprio PHC CS. 

     

  • Pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados. 

Vantagens
da faturação eletrónica

  • Produtividade e eficiência administrativa;  

     

  • Dados integrados no ERP e redução de erros;

     

  • Arquivo digital e acesso facilitado à documentação;

     

  • Segurança e confidencialidade da informação;

     

  • Recebimentos facilitados e maior agilidade na relação com o Cliente;

     

  • Diminuição da “pegada ambiental”
esquema de assinaturas qualificadas PHC

As médias empresas têm no PHC CS uma solução robusta e totalmente integrada que permite ir ao encontro da lei, incluindo a assinatura digital qualificada nas suas faturas e nos documentos fiscalmente relevantes.

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