Faturas enviadas via eletrónica: Assinatura digital qualificada obrigatória

O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara a sua empresa para cumprir com esta obrigação legal de forma autónoma e segura.
Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.

Todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que a sua empresa enviar via eletrónica, têm de ter uma assinatura digital qualificada para terem valor legal em Portugal
e em toda União Europeia.

As empresas só podem assinar estes documentos se tiverem um certificado em seu nome, tendo este de ser emitido por uma entidade certificadora autorizada, que irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa.

O PHC CS ajuda o a cumprir com a nova diretiva sem preocupações.

A PHC apoia a sua empresa
no cumprimento desta exigência fiscal

O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que lhe permite assinar eletronicamente as suas faturas em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019.
O software produz e assina digitalmente os documentos, assegurando que o seu envio só é efetivado se as faturas ou documentos fiscalmente relevantes estiverem de acordo com a lei.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas é um produto totalmente assente no princípio da mobilidade e adaptabilidade às empresas.

É fundamental apostar em soluções que facilitem um acesso e controlo dos dados, produzidos e assinados pela própria empresa, sem a possibilidade de alterações por parte de terceiros.

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

As vantagens para qualquer negócio são muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

As empresas precisam de um certificado que as identifique enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a assinatura digital qualificada para efetuar a assinatura dos documentos (selo eletrónico).

O Despacho N.º 351 /2021-XXII, do dia 11 de novembro 2021, volta a reajustar o prazo para a entrega de faturas em PDF.  Até 30 de junho de 2022, poderão continuar a ser aceites faturas em formato PDF em substituição das de papel, sendo consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação.

A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados. 

Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;

Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas; 

Segurança na veracidade dos dados;

Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

Aumento do nível de poupança;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

Rigor dos dados e redução de erros;

Acesso facilitado à documentação;

Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

Garantia da confidencialidade da informação;

Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

Agilidade na relação com o Cliente;

Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;

Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.

Vantagens
da assinatura digital qualificada

  • Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS, garantindo a sua legalidade;

     

  • Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

     

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativapossibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas;

     

  • Segurança na veracidade dos dados;
  • Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

Vantagens
da faturação eletrónica

  • Aumento do nível de poupança;

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

  • Rigor dos dados e redução de erros;

  • Acesso facilitado à documentação;

  • Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

  • Garantia da confidencialidade da informação;

  • Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

  • Agilidade na relação com o Cliente;

  • Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;

  • Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.
esquema de assinaturas qualificadas PHC

As médias empresas têm no PHC CS uma solução robusta e totalmente integrada que permite ir ao encontro da lei, incluindo a assinatura digital qualificada nas suas faturas e nos documentos fiscalmente relevantes.

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