Faturas enviadas via eletrónica: Assinatura digital qualificada obrigatória

O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara a sua empresa para cumprir com esta obrigação legal de forma autónoma e segura.
Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.

Todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que a sua empresa enviar via eletrónica, têm de ter uma assinatura digital qualificada para terem valor legal em Portugal
e em toda União Europeia.

As empresas só podem assinar estes documentos se tiverem um certificado em seu nome, tendo este de ser emitido por uma entidade certificadora autorizada, que irá garantir o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa.

O PHC CS ajuda o a cumprir com a nova diretiva sem preocupações.

A PHC apoia a sua empresa
no cumprimento desta exigência fiscal

O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que lhe permite assinar eletronicamente as suas faturas em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019.
O software produz e assina digitalmente os documentos, assegurando que o seu envio só é efetivado se as faturas ou documentos fiscalmente relevantes estiverem de acordo com a lei.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas é um produto totalmente assente no princípio da mobilidade e adaptabilidade às empresas.

É fundamental apostar em soluções que facilitem um acesso e controlo dos dados, produzidos e assinados pela própria empresa, sem a possibilidade de alterações por parte de terceiros.

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

  • Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.

O Despacho N.º 260 /2021-XXII, do dia 27 de julho de 2021, prorrogou o prazo de aceitação de faturas em PFD, considerando que as mesmas devem ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2021 (em vez de até 30 de setembro de 2021).

A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados. Os certificados avançados já não servirão para esse efeito, embora sejam aceites para efeitos fiscais até 31 de março de 2021, de acordo com o Despacho 437/2020.XXII, já anteriormente mencionado.

Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;

Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas; 

Segurança na veracidade dos dados;

Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

Aumento do nível de poupança;

Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

Rigor dos dados e redução de erros;

Acesso facilitado à documentação;

Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

Garantia da confidencialidade da informação;

Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

Agilidade na relação com o Cliente;

Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;

Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.

Vantagens
da assinatura digital qualificada

  • Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;

  • Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativapossibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas; 

  • Segurança na veracidade dos dados;

  • Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.

Vantagens
da faturação eletrónica

  • Aumento do nível de poupança;

  • Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);

  • Rigor dos dados e redução de erros;

  • Acesso facilitado à documentação;

  • Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);

  • Garantia da confidencialidade da informação;

  • Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;

  • Agilidade na relação com o Cliente;

  • Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;

  • Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.
esquema de assinaturas qualificadas PHC

As médias empresas têm no PHC CS uma solução robusta e totalmente integrada que permite ir ao encontro da lei, incluindo a assinatura digital qualificada nas suas faturas e nos documentos fiscalmente relevantes.

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