Faturação eletrónica: Assinatura qualificada obrigatória
O PHC CS Assinaturas Qualificadas prepara as empresas para cumprir esta obrigação legal de forma autónoma e segura.
Comece hoje mesmo a assinar as suas faturas de acordo com a lei.
Está a emitir faturas legalmente válidas?
Para realizar a faturação eletrónica em conformidade com a lei, as empresas têm de assinar em seu nome, todas as faturas e demais documentos fiscais relevantes, com assinatura digital qualificada.
De forma a assegurar a sua validade, os documentos só podem ser assinados com certificado em nome da empresa.
A PHC CS apoia a sua empresa
no cumprimento desta exigência fiscal
A legalidade das faturas eletrónicas e outros documentos fiscais, depende da inclusão da assinatura digital qualificada. Medida que garante ao negócio, a veracidade do documento emitido.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas permite às empresas assinar eletronicamente documentos de faturação a entidades privadas e públicas, a partir do software e em conformidade com o disposto no Decreto lei n.º 28/2019.
Enquanto solução integrada, o PHC CS Assinaturas Qualificadas assegura a correta emissão de todos os documentos, proporcionando:
- Selo e assinatura digital qualificada integrada no ERP;
- Garantia de emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes de acordo com a legislação.
Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.
Sim. Com o PHC CS Assinaturas Qualificadas assina faturas em formato CIUS PT – para a emissão de faturação eletrónica à administração pública e empresas públicas.
A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
- Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
As vantagens para qualquer negócio são muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.
As empresas precisam de um certificado que as identifique enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a assinatura digital qualificada para efetuar a assinatura dos documentos (selo eletrónico).
O Despacho 8/2022 volta a reajustar o prazo para a entrega de faturas em PDF.
Até 31 de dezembro de 2023, poderão continuar a ser aceites faturas em formato PDF em substituição das de papel, sendo consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação.
A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados.
Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhes atribuem a legalidade:
- Certificado e assinatura digital qualificada em nome da empresa que as emite;
- Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
- Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
- Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;
- Faturas datadas e numeradas sequencialmente
Descubra, em detalhe, os requisitos obrigatórios para a emissão de faturas eletrónicas.
Uma fatura eletrónica por ser enviada por email, ou por um sistema EDI para faturação eletrónica – como a eSPAP ou o Saphety Invoice Network. Um sistema EDI – Electronic Data Interchange -, permite o envio e receção dos documentos de forma segura, em qualquer um dos formatos estruturados.
Sim, o PHC CS envia e recebe faturação eletrónica de e para entidades registadas na Saphety Invoice Network.
Sim. O PHC CS emite faturação eletrónica a este tipo de entidades no formato exigido – CIUS-PT -, e envia todas as entidades registadas na eSPAP.
✓ Dado que é uma solução totalmente integrada no software, assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS;
✓ Autonomia da empresa através de faturas com validação cronológica, integridade, não repúdio e autenticidade: dá prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;
✓ Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, e no próprio PHC CS, com uma solução integrada e sem necessidade de recorrer a plataformas externas;
✓ Segurança na veracidade dos dados;
✓ Como não está dependente de um fornecedor externo de assinaturas, pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados, sempre com a assinatura qualificada garantida de forma transparente pelo PHC CS.
✓ Aumento do nível de poupança;
✓ Melhoria da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados);
✓ Rigor dos dados e redução de erros;
✓ Acesso facilitado à documentação;
✓ Poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos);
✓ Garantia da confidencialidade da informação;
✓ Acesso facilitado à documentação por parte de todos os utilizadores que dela precisem;
✓ Agilidade na relação com o Cliente;
✓ Diminuição da “pegada ecológica” associada ao desperdício de papel;
✓ Possibilidade de arquivar digitalmente as suas faturas eletrónicas com as soluções de arquivo PHC CS.
Vantagens
da assinatura digital qualificada
- Solução integrada no ERP que assegura a assinatura e o respetivo envio diretamente a partir do PHC CS, garantindo a sua legalidade;
- Prova da legalidade inequívoca da fatura ou outro documento como sendo original, não alterado e, efetivamente, aquele que foi emitido no sistema da empresa e pela própria empresa;
- Melhoria da produtividade e eficiência administrativa: possibilidade de anexar automaticamente os documentos da empresa, para consulta, no próprio PHC CS.
- Pode faturar a empresas da administração pública garantindo as regras legais, tendo a liberdade de optar pelo formato PDF, XML padrão, CIUS-PT ou outros implementados.
Vantagens
da faturação eletrónica
- Produtividade e eficiência administrativa;
- Dados integrados no ERP e redução de erros;
- Arquivo digital e acesso facilitado à documentação;
- Segurança e confidencialidade da informação;
- Recebimentos facilitados e maior agilidade na relação com o Cliente;
- Diminuição da “pegada ambiental”
